Comunicarea verbală/ Comunicarea orală

 Comunicarea orală

        Este prima formă de comunicare umană şi cea mai eficientă. Aceasta datorită contactului direct şi al răspunsului imediat. În cadrul comunicării orale, oamenii pot pune întrebări şi clarifica problemele pe loc, iar contactul direct dintre manager şi subordonaţi induce un efect psihologic pozitiv.
    Dintre dezavantaje amintim lipsa contactu-lui vizual în comunicarea telefonică şi radiofonică.
Această formă de comunicare se recomandă a fi realizată în momentul în care este necesar un impact puternic asupra receptorilor şi un răspuns rapid din partea acestora (Popa, Filip, p. 235).

·  limbajul paraverbal sau ceea ce oamenii comunica prin voce (volum, intonatie, ritm, tonalitate, accent, pauze) si prin manifestari vocale fara continut verbal (rîsul, dresul vocii, geamatul, oftatul, mormaieli, plescaituri, urlete, tipete, fluieraturi etc.);

·  limbajul verbal sau ceea ce oamenii comunica prin rostirea si descifrarea întelesului cuvintelor.

     Comunicarea orala prezinta numeroase avantaje fata de comunicarea scrisa:

·  vorbitorul îsi poate observa interlocutorul si interveni pe loc cu modificari, atît la nivelul limbajului paraverbal cît si verbal, pentru a eficientiza comunicarea.

·  oralitatea permite “un joc logic si imediat al întrebarilor cu raspunsurile, într-o derulare spontana si flexibila”

·  oralitatea “asigura terenul cel mai fertil pentru manifestarea comportamentelor

persuasive si manipulative”, pune în valoare “carisma si capacitatea de a convinge si influenta oamenii”.

 

5.2. Monolod şi dialog.

În general, orice comunicare, fie orală sau scrisă, este de neconceput fară participarea la ea a cel puţin două persoane. în cazul în care o persoană (numită emiţător) emite un mesaj, iar alta (numită receptor) îl receptează, Iară a interveni cu replici, întrebări sau completări, avem un monolog, iar în cazul în care pe parcursul comunicării ambele persoane se succed, devenind ba emiţător, ba receptor, avem un dialog.

Comunicarea orală se poate desfăşura şi cu participarea mai multor persoane, care pot fi, în mod succesiv, atât emiţători, cât şi receptori.

În cazul dialogului, dar mai ales în cazul în care la actul comunicării participă mai multe persoane, este absolut necesar să se respecte normele de etică şi  de logică.

In cazul comunicării dialogate sau participării la comunicare a mai multor persoane, lanţul mesajului nu poate fi programat, acesta fiind generat chiar în momentul transmiterii lui. De aceea în asemenea cazuri atenţia vorbitorului la respectarea coerenţei trebuie să fie sporită.

Un tip aparte de comunicare, atât monologată, cât şi dialogată, este cea telefonică. Trebuie să recunoaştem că în privinţa conversaţiilor telefonice mai avem încă multe restanţe.

Conversaţiile telefonice trebuie să fie laconice şi să aibă subiecte clare. Se impune ca ele să conţină doar informaţii care necesită a fi transmise operativ. La subiectele care nu cer operativitate se poate face doar referire, pentru a se reveni la ele suplimentar, în alte condiţii.

    În uzul basarabean se comite frecvent o greşeală, care ţine de formula de prezentare utilizată în conversaţiile telefonice. De exemplu, mulţi se prezintă printr-o formulă de tipul: vă deranjează domnul Spătaru. În primul rând, expresia vă deranjează e de prisos. Dacă avem sentimentul că deranjăm pe

cineva, nu trebuie s-o facem sau trebuie să găsim o modalitate de a ne cere scuze. De pildă: cer scuze, mă iertaţi etc. În al doilea rând, cuvântul domnul, adresat propriei persoane, vorbeşte despre lipsă de modestie. Alte persoane se prezintă cu totul aberant: alo, asia e Ion. Acest mod de exprimare e un

calc condamnabil după model rusesc. Cele mai frecvente formule româneşti recomandabile pentru conversaţiile telefonice sunt: la telefon e Ion, aici e Ion, mă numesc Ion Moraru etc. în situaţiile oficiale nu se utilizează prenumele {Ion,  Vasile, Gheorghe), ci numele de familie (Munteanu, Josanu,

Prisăcaru) sau ambele (Ion Plămădeală).

 

     Toti cei care se sperie la gîndul ca trebuie sa vorbeasca în public sînt sfatuiti sa porneasca la drum cu ideea ca auditoriul e de partea lor. Publicul îsi doreste sa ia parte la o prezentare reusita din toate punctele de vedere, dar va manifesta si o oarecare toleranta fata de greseli sau ezitari.          Ni se poate întîmpla ca pe parcursul prezentarii sa mai uitam ce am vrut sa spunem sau cum trebuie sa continuam o idee, sa nu gasim imediat folia transparenta cu datele pe care trebuie sa le interpretam, sa ne împiedicam cînd coborîm de pe podium si totusi sa fim aplaudati cu caldura la sfîrsit si sa ni se spuna ca prezentarea a placut. Daca vom sti cum sa comunicam publicului faptul ca îl tratam cu interes si seriozitate, ca avem sa îi spunem lucruri importante si interesante, daca avem constiinta depunerii unui efort cît de mic pentru a ne pregati trup si suflet în vederea marii confruntari, publicul va simti si va manifestatoleranta. Cu cît publicul se va apropia, sub conducerea noastra, de miezul dezbaterilor, cu atît se va simti mai antrenat. Acesta este si motivul pentru care specialistii sugereaza vorbitorului mentinerea unui contact vizual permanent cu auditoriul. Aceasta permanenta nu trebuie însa înteleasa gresit: privirea insistenta, atintita asupra unei singure persoane dintr-un grup, pastrarea contactului vizual cu o persoana mai mult de 5-6 secunde trebuie evitate cu orice pret. E bine sa privim pe rînd, fiecare segment de grup si apoi o persoana sau alta. Daca în general întîmpinam greutati în stabilirea contactului vizual, va trebui sa exersam atunci cînd stam de vorba cu cineva tehnica îndreptarii privirii spre un punct imaginar, situat între ochii interlocutorului.

     Ca concluzie putem afirma că, vorbirea trebuie să fie corectă, clară, frumoasă şi convingătoare. Un rol important îl are ascultarea pînă la capăt a interlocutorului şi persistenţa succesiunii şi a coerenţei în comunicare.

     

5.3. Ascultarea activă

 

      După cum e foarte greu să ţii un discurs în faţa publicului, dorind să fii ascultat şi susţinut, tot aşa e de greu să poţi asculta mult timp, atunci cînd cel care vorbeşte nu schimbă tonalitate nuprezintă informaţia plăcut şi interesant.

      Putem sa ne bucuram de concentrarea maxima a publicului pret de 10 minute, dupa care va trebui sa facem eforturi pentru a o mentine la cote ridicate. De aceea este indicat sa ne structuram prezentarea cît mai riguros, acordînd între 10 si 20% din timp introducerii, 60-80% din timp sa-l alocam problemelor de continut si sa pastram 10-20% din timp pentru concluzii. Exersarea prezentarii acasa, cu ceasul în fata, este o excelenta modalitate de a verifica daca selectia materialelor se încadreaza în spatiul de timp solicitat; înregistrarea prezentarii si apoi analiza ei poate scoate la iveala atît deficientele de natura paraverbala, cît si cele de continut si logica. Pentru a nu permite memoriei sa va joace feste, pregatiti-va notite clare si usor de urmarit, adoptînd formatul fiselor scrise pe o singura parte si nicidecum pe coli A4 scrise pe ambele fete. Ele va vor ajuta sa nu omiteti ideile importante, sa construiti argumentari solide si sa nu va abateti de la succesiunea normala sau corecta a faptelor si aspectelor selectate pentru prezentare.

    Cuvintele nu va vor ajuta prea mult daca nu vor fi asociate sau întarite vizual prin procedee grafice cum ar fi sublinieri, încercuiri sau încadrari. Încercati sa anticipati unele din întrebarile publicului si sa aveti pregatite transparentele care sa ilustreze raspunsurile dumneavoastra.

    moduri de a începe un discurs;

·  Denumirea temei,urmata eventual de cîteva precizari referitoare la alegerea titlului prezentarii

·  Referirea la obiectivele si aspectele pe care doriti sa le abordat în cadrul temei propuse

·  anticiparea unor întrebari sau aspecte problematice;

·  deschiderea discursului cu o anecdota sau cu o gluma;

·  marturisire;

·  prezentarea unor fapte sau date statistice;

·  folosirea unui citat nu foarte lung si relevant pentru subiectul discursului;

·  afirmatii cu continut socant;

·  povestiri interesante.

     Modalitatile pe care le aveti la îndemîna pentru încheierea prezentarii sînt:

·  prezentarea unor concluzii punctuale;

·  lansarea unor interogatii (retorice) prin care sa recaptati interesul slabit al

publicului;

·  anectode scurte, care sa ilustreze aplicabilitatea ideilor dumneavoastra;

·  invitarea publicului de a trece la actiune în spiritul celor afirmate în prezentare;

·  folosirea de citate prin care sa subliniati credibilitatea performantelor sau rezultatelor expuse.

        Continutul discursului nu se memoreaza, fraza de început si cea de încheiere sînt batute în cuie. Chiar daca pe undeva ne-am bîlbîit sau ne-am încurcat putin în detalii sau argumentari, cel putin sa începem si sa sfîrsim fara sa ne împiedicam.

    Daca vreo întrebare adresata ne pune într-o asemenea încurcatura încît ne dam seama ca nu putem raspunde, este mult mai corect si mai elegant sa nu încercam “s-o scaldam” si sa rostim cu sinceritate si aplomb “Îmi pare rau, nu stiu/nu cunosc/nu va pot …”. Iar daca ni se adreseaza o întrebare care nu are nimic de-a face cu subiectul prezentarii noastre, nu trebuie sa ne simtim obligati sa raspundem. Irelevanta se poate sanctiona cu eleganta si diplomatie.

5.4. Arta de a pune întrebări şi urmărirea reacţiei

Schimbul de informatii se realizeaza prin întrebari si raspunsuri. Iata cîteva tipuri de întrebari pe care le puteti avea în vedere, însotite de cîteva formulari:

1. Întrebari introductive pentru demararea discutiei: “Cum a fost drumul?”, “Cum va place la noi în întreprindere?”

2. Întrebari de legatura spre miezul discutiei: “Cum ne-ati gasit?”, “De ce candidati tocmai la noi?”, “De ce ne-ati trimis pe lînga dosarul dumneavoastra si o banda video?”

3. Întrebari legate de biografia profesionala: “Cum a decurs pregatirea dumneavoastra profesionala?”, “Care din calificarile dumneavoastra sînt cele care corespund descrierii postului pe care candidati?”, “Cît timp doriti sa desfasurati aceasta activitate?”

4. Întrebari legate de starea sociala si predispozitii personale: “În ce mediu ati crescut?”, “Ce parere are sotia/sotul dumneavoastra despre planificata schimbare a locului de munca?”, “Cînd considerati ca o persoana este dificila?”, “Cum reactionati atunci cînd un client ridica pretentii inacceptabile?”

5. Întrebari despre capacitatea de a lucra în echipa: “Ce calitati si îndemînari vi se par utile în cazul lucrului în echipa?”, “Care sînt avantajele si dezavantajele lucrului în echipa?”

6. Întrebari referitoare la motivarea efortului: “Etapa dumneavoastra de pregatire profesionala a fost unidirectionala sau ati luat în consideratie mai multe alternative?”, “Presupunînd ca brusc ati deveni somer, ce va va lipsi cel mai mult?”

7. Întrebari referitoare la puterea de concentrare si rezistenta la efort: “Ce sarcini ati considerat a fi extrem de plictisitoare la fostul loc de munca si cum le-ati gestionat?”, “V-ati enervat vreodata pe anumite obiceiuri ale colaboratorilor dumneavoastra?”

8. Întrebari care vizeaza flexibilitatea si capacitatea de adaptare: “În ce conditii ati fi dispus sa stati peste program?”, “Aveti probleme cînd trebuie sa renuntati la obisnuinte mai vechi?”, “Preferati sarcinile care nu incumba responsabilitati prea mari?”

9. Întrebari privind capacitatea de a razbate si a fi convingator: “Descrieti o situatie cînd ati razbatut cu succes în ciuda parerilor celor din jurul dumneavoastra”, “Dupa ce schema de organizare lucrati?”

10. Întrebari referitoare la capacitatile dumneavoastra de conducator: “Cum puteti dumneavoastra, singur, sa stimulati echipa?”

11. Întrebari referitoare la contractul de munca: “Ce salariu sperati sa primiti la noi?”, “Ce sperati prin schimbarea locului de munca?”

Întrebari pe care le puteti adresa la interviu

Chiar daca nu aveti de gînd sa întrebati nimic la un interviu, multi angajatori va vor pune în situatia s-o faceti. Iata cîteva sugestii:

·  Care este mediul concurential în care opereaza firma?

·  Ce obstacole se anticipeaza în atingerea scopurilor firmei?

·  Ce responsabilitati îmi vor reveni daca…?

·  Care este politica firmei în ceea ce priveste înscrierea anjajatilor la cursuri de perfectionare sau posuniversitare?